Å bestille transport for noen andre: Detaljene det henger på

Det korte svaret

Bestill i ditt eget navn, og skriv navnet på den reisende i kommentarfeltet — det navnet kommer på skiltet i ankomsthallen. E-posten som ber deg bekrefte reservasjonen, går til din innboks, ikke til hans, slik at endringer forblir i dine hender. Alt annet går via flynummeret: vi følger flyet, og en forsinkelse koster ingenting.

Hvem sitt navn som kommer på skiltet

Bestillingsskjemaet spør etter ett navn, og det mener ditt — du er kontakten vi ringer når noe må avgjøres. Den som faktisk flyr, hører hjemme i kommentarfeltet, sammen med alt sjåføren bør vite: «Passasjer: dr. Ines Brandt, reiser alene, to kofferter.»

Denne merknaden leser sjåføren før han kjører, og det er navnet som står på skiltet i ankomsthallen — et navneskilt følger med hver henting på flyplassen. Meet & Greet (€8) endrer bare tidspunktet: sjåføren står alt der når gjesten din kommer ut. Det er detaljen som oftest går galt når man bestiller for andre — og den som er lettest å få riktig.

Hvor bekreftelsen havner

Bestillings-e-posten går til adressen du bestilte med, og den ber deg bekrefte reservasjonen — ett klikk på lenken i den gjør reservasjonen til en bekreftet bestilling. Behandle lenken som en nøkkel: alle som har den, kan endre eller avbestille turen, så ikke videresend e-posten. Send i stedet den reisende de faktiske opplysningene — dato, klokkeslett, møtested, bil — og sjåførens navn og telefonnummer, som står på bestillingssiden så snart en sjåfør er tildelt.

Når flyet forskyver seg og den reisende er i luften

Det er situasjonen hele opplegget er bygget for: avgangen forskyver seg to timer, og den eneste som kunne fortalt oss det, sitter i 10 000 meters høyde med avslått telefon. Du trenger ikke gjøre noe. Vi følger flynummeret og flytter hentingen med det.

Etter landing står 60 minutter gratis ventetid til rådighet (45 ved innenriksfly), og det dekker en treg passkontroll eller en koffert som lar vente på seg. En ombooking til et annet fly er det ene tilfellet der du må si fra — send oss det nye flynummeret, så følger hentingen det.

Hvordan fakturaen kommer til firmaet

Ved en enkelt bestilling skriver sjåføren ut fakturaen i bilen på slutten av turen, så den som må be om den, er den reisende, ikke du. Si til ham at han skal be sjåføren om den før han går ut — en faktura kan ikke utstedes i ettertid. Fakturaopplysninger hører ikke i kommentarfeltet: sjåføren leser det på skjermen, og det rommer høyst 200 tegn. Trenger du faktura til firmaet som en fast ordning, er en firmakonto den ryddige løsningen.

Når det blir en fast rutine

Fra en håndfull transporter i måneden endrer en firmakonto regnestykket: én samlefaktura i stedet for en bunke kvitteringer, kostnadssteder per avdeling, flere godkjente bestillere på samme konto og en navngitt kontaktperson som allerede kjenner strekningene deres. Business-siden vår forklarer oppsettet — det tar dager, ikke uker.

Å velge bil for noen andre

To spørsmål avgjør: hvor mye bagasje, og hvem som blir hentet. En enkelt reisende med håndbagasje inn til sentrum er godt ivaretatt i Economy for €44. For en kunde eller et styremedlem er E-Class Business til €58 valget som virker riktig ved ankomst; S-Class First Class til €88 er for anledningene der ankomsten er en del av inntrykket. Alle priser gjelder per kjøretøy og står fast på forhånd — med to tillegg det er verdt å kjenne: henting mellom 19:00 og 07:00 har et nattillegg på €4, og kortbetaling kommer med et behandlingsgebyr, kontant ikke.

Diskresjon og endringer

Sjåførene ser det de trenger for jobben: strekning, navn, telefonnummer, flynummer, bilklasse, antall passasjerer, barneseter, merknaden din, prisen og betalingsmåten — ingenting om hvorfor gjesten din reiser, og de er vant til gjester som helst kjører i stillhet. Avbestilling er gratis inntil 24 timer før henting; et møte som ryker på torsdag, koster altså ingenting hvis bilen var bestilt til lørdag.