A resposta breve
Reserve em seu próprio nome e escreva o nome de quem viaja no campo de observações — é esse o nome que vai para a placa no hall de chegadas. O email que lhe pede para confirmar a reserva chega ao seu endereço, não ao dele, por isso as alterações continuam nas suas mãos. Tudo o resto segue o número do voo: acompanhamos o voo e um atraso não custa nada.
A única coisa que não pode esquecer:
Escreva o nome do passageiro no campo de observações. Sem ele, é o seu nome que fica na placa — e o seu convidado passa ao lado de um motorista que segura um cartão com um nome que não é o dele.
Que nome vai para a placa
O formulário de reserva pede um nome, e refere-se ao seu — é a si que ligamos quando houver algo a decidir. Quem viaja de facto pertence ao campo de observações, juntamente com tudo o que o motorista deva saber: «Passageira: Dra. Ines Brandt, viaja sozinha, duas malas».
O motorista lê essa observação antes de sair e é dela que vem o nome na placa no hall de chegadas — uma placa com o nome faz parte de qualquer recolha no aeroporto. O Meet & Greet (€8) só muda o momento: o motorista já está ali quando o seu convidado sai. É o detalhe que mais vezes corre mal quando se reserva para outros — e o mais fácil de acertar.
Onde chega a confirmação
O email da reserva chega ao endereço com que reservou e pede-lhe para confirmar a reserva — um clique na ligação que traz transforma a reserva numa reserva confirmada. Trate essa ligação como uma chave: quem a tiver pode alterar ou cancelar a reserva, por isso não reencaminhe o email. Envie ao seu viajante apenas os dados — data, hora, ponto de encontro, viatura — e o nome e o telefone do motorista, que aparecem na página da reserva assim que um motorista for atribuído.
Quando o voo muda e o seu viajante está no ar
É esta a situação para a qual tudo isto foi construído: a partida atrasa duas horas e a única pessoa que nos poderia avisar está a 10 000 metros de altitude com o telemóvel desligado. Não tem de fazer nada. Acompanhamos o número do voo e adiamos a recolha com ele.
Depois da aterragem há 60 minutos de espera gratuita (45 nos voos domésticos), o que cobre um controlo de passaportes demorado ou uma mala que se faz esperar. Uma mudança para outro voo é o único caso em que precisa de nos avisar — envie o novo número do voo e a recolha acompanha-o.
Como a fatura fica em nome da empresa
Numa reserva pontual, é o motorista que emite a fatura no carro, no fim da viagem, por isso quem tem de a pedir é o viajante e não você. Diga-lhe para pedir a fatura ao motorista antes de sair do carro — depois já não é possível emiti-la. Os dados de faturação não pertencem ao campo de observações: o motorista lê essa observação no ecrã e ela só leva 200 caracteres. Se precisa de faturas em nome da empresa por norma, uma conta de empresa é a forma limpa de o fazer.
Quando isto se torna regular
A partir de meia dúzia de transfers por mês, uma conta de empresa muda as contas: uma fatura conjunta em vez de um monte de talões, centros de custo por departamento, vários responsáveis autorizados a reservar na mesma conta e uma pessoa de contacto com nome que já conhece os seus percursos. A nossa página Business explica como se abre — demora dias, não semanas.
Escolher o carro para outra pessoa
Duas perguntas decidem: quanta bagagem e quem é recolhido. Um passageiro sozinho com bagagem de mão até ao centro está bem servido no Economy por €44. Para um cliente ou um membro da administração, a Classe E Business por €58 é a escolha que causa a impressão certa à chegada; a Classe S First Class por €88 é para as ocasiões em que a chegada faz parte da impressão. Todos por viatura, todos fixados com antecedência — com duas ressalvas que vale a pena saber: as recolhas entre as 19:00 e as 07:00 têm um suplemento noturno de €4, e pagar com cartão acrescenta uma taxa de processamento, ao contrário do dinheiro.
Discrição e alterações
Os motoristas veem o que precisam para o serviço: percurso, nome, telefone, número do voo, classe da viatura, número de passageiros, cadeirinhas, a sua observação, o preço e a forma de pagamento — nada sobre o motivo da viagem do seu convidado, e estão habituados a passageiros que preferem viajar em silêncio. O cancelamento é gratuito até 24 horas antes da recolha; uma reunião que cai por terra na quinta-feira não custa nada se o carro estava reservado para sábado.
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