Prenotare un transfer per qualcun altro: i dettagli che fanno la differenza

La risposta breve

Prenoti a Suo nome e scriva il nome del viaggiatore nel campo note — è quello che stampiamo sul cartello agli arrivi. L'e-mail che Le chiede di confermare la prenotazione arriva nella Sua casella, non nella sua: così le modifiche restano nelle Sue mani. Tutto il resto segue il numero di volo: monitoriamo il volo e un ritardo non costa nulla.

Quale nome va sul cartello

Il modulo chiede un nome, e intende il Suo — è Lei il contatto che chiamiamo se c'è da decidere qualcosa. Chi vola davvero va nel campo note, insieme a tutto ciò che l'autista deve sapere: « Passeggera: dott.ssa Ines Brandt, viaggia sola, due valigie. »

È quella nota che l'autista legge prima di partire ed è il nome sul cartello nella sala arrivi: il cartello con il nome è incluso in ogni transfer dall'aeroporto. Il Meet & Greet (€8) cambia solo il momento: l'autista è già lì in attesa quando il Suo ospite esce. È il dettaglio che va storto più spesso quando prenota un assistente, e il più facile da fare bene.

Dove arriva la conferma

L'e-mail della prenotazione va all'indirizzo con cui ha prenotato e Le chiede di confermare la prenotazione: un clic sul link che contiene la trasforma in una prenotazione confermata. Tratti quel link come una chiave: chi lo ha può modificare o annullare la prenotazione, quindi non inoltri l'e-mail. Mandi invece al Suo viaggiatore i dati essenziali — data, ora, punto d'incontro, veicolo — e il nome e il numero di telefono dell'autista, che compaiono sulla pagina della prenotazione appena un autista è assegnato.

Quando il volo slitta e il viaggiatore è in aria

È esattamente la situazione per cui tutto questo è pensato: la partenza slitta di due ore e l'unica persona che potrebbe avvisarci si trova a 10.000 metri con il telefono spento. Lei non deve fare nulla. Seguiamo il numero di volo e spostiamo il prelievo con esso.

Dopo l'atterraggio ci sono 60 minuti di attesa gratuita (45 sui voli nazionali), sufficienti a coprire una coda lenta al controllo passaporti o un bagaglio che si fa attendere. Il cambio su un volo diverso è l'unico caso in cui deve avvisarci — ci mandi il nuovo numero di volo e il prelievo lo seguirà.

Come far arrivare la fattura all'azienda

Per una singola prenotazione la fattura la emette l'autista in auto alla fine della corsa, quindi deve chiederla il viaggiatore, non Lei. Gli dica di chiederla all'autista prima di scendere: dopo non è più possibile emetterla. I dati di fatturazione non vanno nel campo note: l'autista legge quella nota sullo schermo e il campo contiene al massimo 200 caratteri. Se Le servono fatture intestate all'azienda come regola, un conto aziendale è la via pulita.

Quando diventa un'abitudine

Oltre una manciata di transfer al mese, un conto aziendale cambia i conti: una fattura riepilogativa al posto di una pila di ricevute, centri di costo per reparto, più persone autorizzate a prenotare sullo stesso conto e un referente con nome e cognome che già conosce i Suoi percorsi. La nostra pagina business spiega l'attivazione — richiede giorni, non settimane.

Scegliere l'auto per qualcun altro

Due domande risolvono tutto: quanti bagagli e chi viene accolto. Un viaggiatore solo con bagaglio a mano verso il centro sta benissimo in Economy a €44. Per un cliente o un membro del consiglio, è la Classe E Business a €58 a dare il tono giusto all'arrivo; la Classe S First Class a €88 è per le occasioni in cui l'arrivo fa parte dell'impressione. Tutti prezzi per veicolo, tutti fissati in anticipo, con due aggiunte da sapere: i prelievi tra le 19:00 e le 07:00 hanno un supplemento notturno di €4 e il pagamento con carta aggiunge una commissione, il contante no.

Discrezione e modifiche

Gli autisti vedono quello che serve per il lavoro: percorso, nome, numero di telefono, numero del volo, classe del veicolo, numero di passeggeri, seggiolini, la Sua nota, il prezzo e il metodo di pagamento — niente sul motivo del viaggio del Suo ospite, e sono abituati a ospiti che preferiscono viaggiare in silenzio. La cancellazione è gratuita fino a 24 ore prima del prelievo: un appuntamento che salta il giovedì non costa nulla se l'auto era prevista per il sabato.