La réponse courte
Réservez à votre nom et indiquez le nom du voyageur dans le champ commentaire — c'est ce nom que nous imprimons sur la pancarte à l'arrivée. L'e-mail qui vous demande de confirmer la réservation arrive dans votre boîte, pas dans la sienne : les modifications restent entre vos mains. Tout le reste suit le numéro de vol : nous surveillons le vol, et un retard ne coûte rien.
La seule chose à ne pas oublier :
Écrivez le nom du passager dans le champ commentaire. Sans lui, c'est votre nom qui figure sur la pancarte, et votre invité passe devant un chauffeur tenant le nom d'un inconnu.
Quel nom figure sur la pancarte
Le formulaire demande un nom, et il s'agit du vôtre — vous êtes le contact que nous appelons s'il faut décider quelque chose. La personne qui prend réellement l'avion va dans le champ commentaire, avec tout ce que le chauffeur doit savoir : « Passagère : Dr Ines Brandt, voyage seule, deux valises. »
C'est cette note que le chauffeur lit avant de partir, et c'est le nom qui figure sur la pancarte dans le hall d'arrivée — une pancarte nominative est incluse dans chaque prise en charge à l'aéroport. Le Meet & Greet (€8) ne change que le moment : le chauffeur est déjà là quand votre invité sort. C'est le détail qui tourne le plus souvent mal quand un assistant réserve, et le plus facile à réussir.
Où arrive la confirmation
L'e-mail de réservation part vers l'adresse utilisée pour réserver et il vous demande de confirmer la réservation : un clic sur le lien qu'il contient transforme la réservation en réservation confirmée. Traitez ce lien comme une clé : quiconque l'a en main peut modifier ou annuler la réservation, ne transférez donc pas cet e-mail. Envoyez plutôt à votre voyageur les informations utiles — date, heure, point de rendez-vous, véhicule — ainsi que le nom et le numéro de téléphone du chauffeur, qui apparaissent sur la page de la réservation dès qu'un chauffeur est attribué.
Quand le vol se décale et que votre voyageur est en l'air
C'est exactement la situation pour laquelle tout cela est conçu : le départ glisse de deux heures et la seule personne qui pourrait nous prévenir se trouve à 10 000 mètres, téléphone éteint. Vous n'avez rien à faire. Nous suivons le numéro de vol et décalons la prise en charge avec lui.
Après l'atterrissage, 60 minutes d'attente sont gratuites (45 pour les vols intérieurs), de quoi couvrir une file de contrôle lente ou un bagage qui se fait attendre. Un changement pour un autre vol est le seul cas où vous devez nous prévenir — envoyez le nouveau numéro de vol et la prise en charge le suivra.
Faire parvenir la facture à l'entreprise
Pour une réservation isolée, c'est le chauffeur qui établit la facture dans le véhicule à la fin de la course : celui qui doit la demander, c'est donc le voyageur, pas vous. Dites-lui de la demander au chauffeur avant de descendre — une facture ne peut pas être établie après coup. Les données de facturation n'ont pas leur place dans le champ commentaire : le chauffeur le lit à l'écran, et il ne contient que 200 caractères au maximum. Si vous avez besoin de factures au nom de l'entreprise de façon régulière, un compte entreprise est la solution propre.
Quand cela devient une habitude
Au-delà de quelques transferts par mois, un compte entreprise change le calcul : une facture groupée au lieu d'une pile de justificatifs, des centres de coûts par service, plusieurs personnes autorisées à réserver sur le même compte et un interlocuteur nommé qui connaît déjà vos trajets. Notre page entreprise explique la mise en place — elle prend des jours, pas des semaines.
Choisir la voiture pour quelqu'un d'autre
Deux questions tranchent : combien de bagages, et qui est accueilli. Un voyageur seul avec un bagage cabine vers le centre est très bien en Economy à €44. Pour un client ou un membre du conseil, c'est la Classe E Business à €58 qui donne le bon ton à l'arrivée ; la Classe S First Class à €88 est pour les occasions où l'arrivée fait partie de l'impression. Tous ces prix sont par véhicule et fixés à l'avance — avec deux précisions utiles : les prises en charge entre 19h00 et 07h00 comportent un supplément de nuit de €4, et le paiement par carte entraîne des frais de traitement, contrairement aux espèces.
Discrétion et modifications
Les chauffeurs voient ce qui leur est nécessaire pour la course : trajet, nom, numéro de téléphone, numéro de vol, catégorie de véhicule, nombre de passagers, sièges enfants, votre note, le prix et le mode de paiement — rien sur les raisons du voyage de votre invité, et ils ont l'habitude des invités qui préfèrent voyager en silence. L'annulation est gratuite jusqu'à 24 heures avant la prise en charge : un rendez-vous qui tombe à l'eau le jeudi ne coûte rien si la voiture était prévue pour le samedi.