La réponse courte
Réservez à votre nom et indiquez le nom du voyageur dans le champ commentaire — c'est ce nom que nous imprimons sur la pancarte à l'arrivée. La confirmation arrive dans votre boîte, pas dans la sienne : vous gardez la main sur les modifications. Tout le reste suit le numéro de vol : nous surveillons le vol, et un retard ne coûte rien.
La seule chose à ne pas oublier :
Écrivez le nom du passager dans le champ commentaire. Sans lui, c'est votre nom qui figure sur la pancarte, et votre invité passe devant un chauffeur tenant le nom d'un inconnu.
Quel nom figure sur la pancarte
Le formulaire demande un nom, et il s'agit du vôtre — vous êtes le contact que nous appelons s'il faut décider quelque chose. La personne qui prend réellement l'avion va dans le champ commentaire, avec tout ce que le chauffeur doit savoir : « Passagère : Dr Ines Brandt, voyage seule, deux valises. »
C'est cette note que le chauffeur lit avant de partir et, avec le Meet & Greet réservé (€8), elle devient le nom sur la pancarte dans le hall d'arrivée. C'est le détail qui tourne le plus souvent mal quand un assistant réserve, et le plus facile à réussir.
Où arrive la confirmation
L'e-mail de confirmation part vers l'adresse utilisée pour réserver. Transférez-le à votre voyageur : il aura les coordonnées du chauffeur, le prix fixe et le point de rendez-vous dans un seul message — utile précisément lorsqu'il atterrit sans itinérance et avec une batterie à plat. Gardez l'original : toute modification passe par l'adresse qui a réservé.
Quand le vol se décale et que votre voyageur est en l'air
C'est exactement la situation pour laquelle tout cela est conçu : le départ glisse de deux heures et la seule personne qui pourrait nous prévenir se trouve à 10 000 mètres, téléphone éteint. Vous n'avez rien à faire. Nous suivons le numéro de vol et décalons la prise en charge avec lui.
Après l'atterrissage, 60 minutes d'attente sont gratuites (45 pour les vols intérieurs), de quoi couvrir une file de contrôle lente ou un bagage qui se fait attendre. Un changement pour un autre vol est le seul cas où vous devez nous prévenir — envoyez le nouveau numéro de vol et la prise en charge le suivra.
Faire parvenir la facture à l'entreprise
Pour une réservation isolée, demandez la facture dans le champ commentaire en indiquant la raison sociale et l'adresse de facturation — vous recevez une vraie facture pour votre note de frais plutôt qu'un ticket de carte. Si vous organisez des transferts régulièrement, cela vaut la peine de le mettre en place une bonne fois plutôt qu'à chaque trajet.
Quand cela devient une habitude
Au-delà de quelques transferts par mois, un compte entreprise change le calcul : une facture groupée au lieu d'une pile de justificatifs, des centres de coûts par service, plusieurs personnes autorisées à réserver sur le même compte et un interlocuteur nommé qui connaît déjà vos trajets. Notre page entreprise explique la mise en place — elle prend des jours, pas des semaines.
Choisir la voiture pour quelqu'un d'autre
Deux questions tranchent : combien de bagages, et qui est accueilli. Un voyageur seul avec un bagage cabine vers le centre est très bien en Economy à €44. Pour un client ou un membre du conseil, c'est la Classe E Business à €58 qui donne le bon ton à l'arrivée ; la Classe S First Class à €88 est pour les occasions où l'arrivée fait partie de l'impression. Tous ces prix sont fixes et par véhicule.
Discrétion et modifications
Les chauffeurs voient le trajet, le nom et votre note — rien d'autre, et ils ont l'habitude des invités qui préfèrent voyager en silence. L'annulation est gratuite jusqu'à 24 heures avant la prise en charge : un rendez-vous qui tombe à l'eau le jeudi ne coûte rien si la voiture était prévue pour le samedi.