Die kurze Antwort
Buchen Sie auf Ihren eigenen Namen und schreiben Sie den Namen des Reisenden in das Bemerkungsfeld — dieser Name kommt auf das Schild in der Ankunftshalle. Die Bestätigung geht an Ihr Postfach, nicht an seines, damit Änderungen in Ihrer Hand bleiben. Alles Weitere läuft über die Flugnummer: Wir beobachten den Flug, eine Verspätung kostet nichts.
Das eine, was Sie nicht vergessen dürfen:
Schreiben Sie den Namen des Fahrgasts in das Bemerkungsfeld. Ohne ihn steht Ihr Name auf dem Schild — und Ihr Gast läuft an einem Fahrer vorbei, der ein fremdes Kärtchen hochhält.
Wessen Name auf das Schild kommt
Das Buchungsformular fragt einen Namen ab, und es meint Ihren — Sie sind der Kontakt, den wir anrufen, wenn etwas zu entscheiden ist. Wer tatsächlich fliegt, gehört in das Bemerkungsfeld, zusammen mit allem, was der Fahrer wissen sollte: „Fahrgast: Dr. Ines Brandt, reist allein, zwei Koffer."
Diese Bemerkung liest der Fahrer, bevor er losfährt, und mit gebuchtem Meet & Greet (€8) wird daraus der Name auf dem Kärtchen in der Ankunftshalle. Es ist das Detail, das beim Buchen für andere am häufigsten schiefgeht — und das am leichtesten richtig zu machen ist.
Wo die Bestätigung landet
Die Bestätigungs-E-Mail geht an die Adresse, mit der Sie gebucht haben. Leiten Sie sie an Ihren Reisenden weiter, dann hat er die Angaben zum Fahrer, den Festpreis und den Treffpunkt in einer einzigen Nachricht — nützlich genau dann, wenn er ohne Roaming und mit leerem Akku landet. Behalten Sie das Original: Jede Änderung läuft über die Adresse, die gebucht hat.
Wenn sich der Flug verschiebt und Ihr Reisender in der Luft ist
Das ist die Situation, für die die ganze Sache gebaut ist: Der Abflug verschiebt sich um zwei Stunden, und der Einzige, der es uns sagen könnte, sitzt in 10.000 Metern Höhe mit ausgeschaltetem Telefon. Sie müssen nichts tun. Wir verfolgen die Flugnummer und verschieben die Abholung mit ihr.
Nach der Landung stehen 60 Minuten kostenlose Wartezeit zur Verfügung (45 bei Inlandsflügen), das deckt eine zähe Passkontrolle oder einen Koffer, der auf sich warten lässt. Eine Umbuchung auf einen anderen Flug ist der eine Fall, in dem Sie uns Bescheid geben müssen — schicken Sie die neue Flugnummer, die Abholung folgt ihr.
Wie die Rechnung auf die Firma kommt
Bei einer einzelnen Buchung fordern Sie die Rechnung im Bemerkungsfeld an und geben Rechnungsnamen und Adresse an — dann bekommen Sie eine ordentliche Rechnung für die Reisekostenabrechnung statt eines Kartenbelegs. Wenn Sie regelmäßig Transfers organisieren, lohnt es sich, das einmal richtig aufzusetzen statt jedes Mal neu.
Wenn es zur Regelmäßigkeit wird
Ab einer Handvoll Transfers im Monat ändert ein Firmenkonto die Rechnung: eine Sammelrechnung statt eines Stapels Belege, Kostenstellen je Abteilung, mehrere berechtigte Bucher im selben Konto und ein namentlicher Ansprechpartner, der Ihre Strecken bereits kennt. Unsere Business-Seite erklärt die Einrichtung — sie dauert Tage, nicht Wochen.
Das Auto für jemand anderen wählen
Zwei Fragen entscheiden: wie viel Gepäck, und wer abgeholt wird. Ein einzelner Reisender mit Handgepäck in die Innenstadt ist im Economy für €44 gut aufgehoben. Für einen Kunden oder ein Vorstandsmitglied ist die E-Klasse Business für €58 die Wahl, die bei der Ankunft richtig wirkt; die S-Klasse First Class für €88 ist für die Anlässe, bei denen die Ankunft Teil des Eindrucks ist. Alle Preise fest, alle pro Fahrzeug.
Diskretion und Änderungen
Fahrer sehen die Strecke, den Namen und Ihre Bemerkung — mehr nicht, und sie sind Gäste gewohnt, die lieber schweigend fahren. Die Stornierung ist bis 24 Stunden vor der Abholung kostenlos; ein Termin, der am Donnerstag platzt, kostet also nichts, wenn das Auto für Samstag bestellt war.