La respuesta breve
Reserve a su propio nombre y escriba el nombre del viajero en el campo de observaciones — ese es el nombre que imprimimos en el cartel de llegadas. La confirmación llega a su bandeja, no a la suya, de modo que usted mantiene el control de los cambios. Todo lo demás va por el número de vuelo: seguimos el vuelo y un retraso no cuesta nada.
Lo único que no debe olvidar:
Escriba el nombre del pasajero en el campo de observaciones. Sin él, el cartel lleva su nombre y su invitado pasa de largo ante un conductor que sostiene el nombre de un desconocido.
Qué nombre va en el cartel
El formulario pide un nombre, y se refiere al suyo — usted es el contacto al que llamamos si hay que decidir algo. Quien realmente vuela va en el campo de observaciones, junto con todo lo que el conductor deba saber: «Pasajera: Dra. Ines Brandt, viaja sola, dos maletas».
Esa observación es lo que el conductor lee antes de salir y, con el Meet & Greet reservado (€8), se convierte en el nombre del cartel en la sala de llegadas. Es el detalle que más a menudo sale mal cuando reserva un asistente, y el más fácil de acertar.
Dónde llega la confirmación
El correo de confirmación va a la dirección con la que reservó. Reenvíelo a su viajero y tendrá los datos del conductor, el precio fijo y el punto de recogida en un solo mensaje — útil precisamente cuando aterriza sin itinerancia y con la batería agotada. Conserve el original: cualquier cambio pasa por la dirección que hizo la reserva.
Cuando el vuelo se mueve y su viajero está en el aire
Esta es justo la situación para la que está pensado todo esto: la salida se retrasa dos horas y la única persona que podría avisarnos está a 10.000 metros con el teléfono apagado. Usted no tiene que hacer nada. Seguimos el número de vuelo y movemos la recogida con él.
Tras aterrizar hay 60 minutos de espera gratuita (45 en vuelos nacionales), suficiente para una cola lenta en el control de pasaportes o una maleta que se hace esperar. Un cambio a otro vuelo es el único caso en que sí debe avisarnos — envíe el nuevo número de vuelo y la recogida lo seguirá.
Cómo llega la factura a la empresa
Para una reserva puntual, pida la factura en el campo de observaciones indicando razón social y dirección de facturación — recibirá una factura en regla para su liquidación de gastos en lugar de un justificante de tarjeta. Si organiza traslados con regularidad, merece la pena montarlo bien una vez en lugar de cada vez.
Cuando se convierte en rutina
A partir de unos pocos traslados al mes, una cuenta de empresa cambia las cuentas: una factura agrupada en lugar de un montón de justificantes, centros de coste por departamento, varias personas autorizadas a reservar en la misma cuenta y un interlocutor con nombre que ya conoce sus rutas. Nuestra página de empresa explica la puesta en marcha — lleva días, no semanas.
Elegir el coche para otra persona
Dos preguntas lo resuelven: cuánto equipaje y a quién se recibe. Un viajero solo con equipaje de mano hasta el centro va perfectamente en Economy por €44. Para un cliente o un miembro del consejo, es la Clase E Business por €58 la que da el tono adecuado a la llegada; la Clase S First Class por €88 es para las ocasiones en que la llegada forma parte de la impresión. Todos los precios son fijos y por vehículo.
Discreción y cambios
Los conductores ven la ruta, el nombre y su observación — nada más, y están acostumbrados a huéspedes que prefieren viajar en silencio. La cancelación es gratuita hasta 24 horas antes de la recogida: una reunión que se cae el jueves no cuesta nada si el coche era para el sábado.
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