La respuesta breve
Reserve a su propio nombre y escriba el nombre del viajero en el campo de observaciones — ese es el nombre que imprimimos en el cartel de llegadas. El correo que le pide confirmar la reserva llega a su bandeja, no a la suya, así que los cambios quedan en sus manos. Todo lo demás va por el número de vuelo: seguimos el vuelo y un retraso no cuesta nada.
Lo único que no debe olvidar:
Escriba el nombre del pasajero en el campo de observaciones. Sin él, el cartel lleva su nombre y su invitado pasa de largo ante un conductor que sostiene el nombre de un desconocido.
Qué nombre va en el cartel
El formulario pide un nombre, y se refiere al suyo — usted es el contacto al que llamamos si hay que decidir algo. Quien realmente vuela va en el campo de observaciones, junto con todo lo que el conductor deba saber: «Pasajera: Dra. Ines Brandt, viaja sola, dos maletas».
Esa observación es lo que el conductor lee antes de salir y es el nombre del cartel en la sala de llegadas — el cartel con el nombre va incluido en toda recogida en el aeropuerto. El Meet & Greet (€8) solo cambia el momento: el conductor ya está allí de pie cuando su huésped sale. Es el detalle que más a menudo sale mal cuando reserva un asistente, y el más fácil de acertar.
Dónde llega la confirmación
El correo de la reserva va a la dirección con la que reservó y le pide confirmar la reserva — un clic en el enlace que contiene convierte la reserva en una reserva confirmada. Trate ese enlace como una llave: quien lo tenga puede cambiar o cancelar la reserva, así que no reenvíe el correo. Envíe a su viajero los datos en su lugar — fecha, hora, punto de recogida, vehículo — y el nombre y el teléfono del conductor, que aparecen en la página de la reserva en cuanto se asigna un conductor.
Cuando el vuelo se mueve y su viajero está en el aire
Esta es justo la situación para la que está pensado todo esto: la salida se retrasa dos horas y la única persona que podría avisarnos está a 10.000 metros con el teléfono apagado. Usted no tiene que hacer nada. Seguimos el número de vuelo y movemos la recogida con él.
Tras aterrizar hay 60 minutos de espera gratuita (45 en vuelos nacionales), suficiente para una cola lenta en el control de pasaportes o una maleta que se hace esperar. Un cambio a otro vuelo es el único caso en que sí debe avisarnos — envíe el nuevo número de vuelo y la recogida lo seguirá.
Cómo llega la factura a la empresa
Para una reserva puntual, la factura la emite el conductor en el coche al final del viaje, así que quien tiene que pedirla es el viajero, no usted. Dígale que se la pida al conductor antes de bajar — después no se puede emitir. Los datos de facturación no van en el campo de observaciones: el conductor lo lee en pantalla y solo caben 200 caracteres. Si necesita facturas a nombre de la empresa de forma habitual, una cuenta de empresa es la manera limpia de hacerlo.
Cuando se convierte en rutina
A partir de unos pocos traslados al mes, una cuenta de empresa cambia las cuentas: una factura agrupada en lugar de un montón de justificantes, centros de coste por departamento, varias personas autorizadas a reservar en la misma cuenta y un interlocutor con nombre que ya conoce sus rutas. Nuestra página de empresa explica la puesta en marcha — lleva días, no semanas.
Elegir el coche para otra persona
Dos preguntas lo resuelven: cuánto equipaje y a quién se recibe. Un viajero solo con equipaje de mano hasta el centro va perfectamente en Economy por €44. Para un cliente o un miembro del consejo, es la Clase E Business por €58 la que da el tono adecuado a la llegada; la Clase S First Class por €88 es para las ocasiones en que la llegada forma parte de la impresión. Todos son por vehículo y fijados por adelantado — con dos añadidos que conviene conocer: las recogidas entre las 19:00 y las 07:00 llevan un suplemento nocturno de €4, y pagar con tarjeta añade una comisión de gestión, mientras que en efectivo no.
Discreción y cambios
Los conductores ven lo que necesitan para el trabajo: ruta, nombre, número de teléfono, número de vuelo, categoría del vehículo, número de pasajeros, sillas infantiles, su observación, el precio y la forma de pago — nada sobre por qué viaja su huésped, y están acostumbrados a huéspedes que prefieren viajar en silencio. La cancelación es gratuita hasta 24 horas antes de la recogida: una reunión que se cae el jueves no cuesta nada si el coche era para el sábado.
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