Het korte antwoord
Boek op uw eigen naam en zet de naam van de reiziger in het opmerkingenveld — dat is de naam die wij op het bordje bij aankomst drukken. De mail die u vraagt de reservering te bevestigen komt in uw postvak, niet in het zijne, zodat wijzigingen bij u blijven. Al het andere loopt via het vluchtnummer: wij volgen de vlucht, en vertraging kost niets.
Het enige dat u niet mag vergeten:
Schrijf de naam van de passagier in het opmerkingenveld. Zonder die naam staat uw eigen naam op het bordje, en uw gast loopt voorbij een chauffeur die de naam van een onbekende omhooghoudt.
Welke naam op het bordje komt
Het formulier vraagt om één naam, en het bedoelt de uwe — u bent het contact dat wij bellen als er iets te beslissen valt. Wie werkelijk vliegt hoort in het opmerkingenveld, samen met alles wat de chauffeur moet weten: « Passagier: dr. Ines Brandt, reist alleen, twee koffers. »
Die opmerking leest de chauffeur voordat hij vertrekt, en het is de naam op het bordje in de aankomsthal — een naambordje hoort bij elke luchthavenrit. Meet & Greet (€8) verschuift alleen het moment: de chauffeur staat er al wanneer uw gast naar buiten komt. Het is het detail dat het vaakst misgaat wanneer een assistent boekt, en het gemakkelijkste om goed te doen.
Waar de bevestiging aankomt
De boekingsmail gaat naar het adres waarmee u heeft geboekt, en vraagt u de reservering te bevestigen — één klik op de link erin maakt van de reservering een bevestigde boeking. Behandel die link als een sleutel: iedereen die hem heeft kan de boeking wijzigen of annuleren, stuur de mail dus niet door. Geef uw reiziger in plaats daarvan de feiten — datum, tijd, ophaalpunt, voertuig — en de naam en het telefoonnummer van de chauffeur, die op de boekingspagina staan zodra er een chauffeur is toegewezen.
Wanneer de vlucht verschuift en uw reiziger in de lucht is
Dit is precies de situatie waarvoor het hele arrangement is gemaakt: het vertrek schuift twee uur op en de enige die het ons zou kunnen melden zit op 10.000 meter met de telefoon uit. U hoeft niets te doen. Wij volgen het vluchtnummer en schuiven de ophaaltijd mee.
Na de landing zijn er 60 minuten gratis wachttijd (45 bij binnenlandse vluchten), genoeg voor een trage paspoortcontrole of een koffer die op zich laat wachten. Een omboeking naar een andere vlucht is het enige geval waarin u ons wél moet laten weten — stuur het nieuwe vluchtnummer en de ophaaltijd volgt.
Hoe de factuur bij het bedrijf komt
Bij een losse boeking stelt de chauffeur de factuur in de auto op, aan het einde van de rit, dus degene die erom moet vragen is de reiziger en niet u. Zeg hem de chauffeur erom te vragen voordat hij uitstapt — achteraf kan een factuur niet meer worden opgesteld. Factuurgegevens horen niet in het opmerkingenveld: de chauffeur leest die opmerking op zijn scherm, en er passen maximaal 200 tekens in. Heeft u standaard facturen op naam van het bedrijf nodig, dan is een zakelijk account de nette oplossing.
Wanneer het routine wordt
Vanaf een handvol transfers per maand verandert een zakelijk account de rekensom: één verzamelfactuur in plaats van een stapel bonnen, kostenplaatsen per afdeling, meerdere gemachtigde boekers op hetzelfde account en een vast aanspreekpunt dat uw routes al kent. Onze zakelijke pagina legt de inrichting uit — die kost dagen, geen weken.
De auto kiezen voor iemand anders
Twee vragen beslissen: hoeveel bagage, en wie er wordt opgehaald. Een alleenreizende met handbagage naar het centrum zit prima in de Economy voor €44. Voor een klant of een bestuurslid is het de E-Klasse Business voor €58 die bij aankomst de juiste toon zet; de S-Klasse First Class voor €88 is voor gelegenheden waarbij de aankomst deel uitmaakt van de indruk. Alles per voertuig, alles vooraf vastgelegd — met twee aanvullingen die het weten waard zijn: bij ophalen tussen 19:00 en 07:00 geldt een nachttoeslag van €4, en betalen met de kaart kost een verwerkingstoeslag, contant niet.
Discretie en wijzigingen
Chauffeurs zien wat ze voor de rit nodig hebben: route, naam, telefoonnummer, vluchtnummer, voertuigklasse, aantal passagiers, kinderzitjes, uw opmerking, de prijs en de betaalwijze — niets over waarom uw gast reist, en zij zijn gewend aan gasten die liever in stilte reizen. Annuleren is gratis tot 24 uur voor het ophalen: een afspraak die op donderdag afvalt kost niets als de auto voor zaterdag was besteld.
Ook interessant: Zakelijke accounts en maandfacturatie · Hoe Meet & Greet werkt · De Business Class-transfer